Wie du ein Meeting über Zeitzonen hinweg planst

Leg den Arbeitstag jeder Person auf ein Raster und lies die Spalte ab, in der sie sich überschneiden. Der Planer macht genau das: Orte hinzufügen, die tatsächlichen Arbeitszeiten setzen, und die gemeinsamen Stunden werden benannt statt von Hand abgezählt.

Im Kopf zu rechnen geht hier schief, weil der Abstand zwischen zwei Orten nicht das ganze Jahr dieselbe Zahl ist. Zwei Städte, die im Juni sechs Stunden trennen, liegen Ende März fünf Stunden auseinander. Eine Stunde, die heute sicher aussieht, kann zum Termin außerhalb des Arbeitstags einer Person liegen.

Es aussprechen und dann bewusst entscheiden. Manche Ortskombinationen haben keine Stunde innerhalb aller Arbeitstage, und so zu tun, als gäbe es eine, erzeugt ein Meeting, an dem eine Person um Mitternacht teilnimmt, ohne etwas dazu zu sagen.

Drei ehrliche Wege, in dieser Reihenfolge: das Meeting so kürzen, dass eine kleine Strecke außerhalb eines Arbeitstags vertretbar bleibt; es in zwei überlappende Termine mit schriftlicher Übergabe teilen; oder das Meeting streichen und ein Dokument nutzen. Ein Serientermin, der nur funktioniert, weil eine Person nie schläft, ist kein Plan, sondern ein Kündigungsgrund.

So, dass sie sich nicht zweimal lesen lässt. Die meiste Verwirrung über Zeitzonen ist kein Rechenfehler, sondern eine Zeit in einer Form, die für die lesende Person etwas anderes bedeutet hat.

• Nenne den Ort, nicht nur ein Kürzel aus drei Buchstaben. IST steht für Indien, Israel und Irland, CST für die zentrale Zone der USA und für China. Der Zeitzonenrechner zeigt, wofür ein Kürzel an einem bestimmten Datum steht.
• Gib mindestens zwei Lesarten an, darunter die der Person, die am wenigsten wahrscheinlich richtig umrechnet.
• Häng einen Kalendereintrag an. Eine echte Einladung trägt den zugrunde liegenden Zeitpunkt, also zeigt jedes Programm sie in der eigenen Zone an und niemand rechnet um.
• Wenn ein Protokoll eine einzige verbindliche Lesart braucht, nimm UTC und schreib UTC dazu.