Cómo organizar una reunión entre zonas horarias

Pon la jornada de cada participante en una misma cuadrícula y lee la columna donde coinciden. El planificador hace exactamente eso: añade cada lugar, fija las horas que cada persona trabaja de verdad y las horas comunes quedan señaladas en lugar de contadas a mano.

Calcularlo de cabeza es donde esto falla, porque la diferencia entre dos lugares no es el mismo número todo el año. Dos ciudades separadas por seis horas en junio están a cinco a finales de marzo, así que una hora que hoy parece segura puede caer fuera de la jornada de alguien cuando llegue la reunión.

Decirlo, y luego decidir a conciencia. Hay conjuntos de lugares sin ninguna hora dentro de la jornada de todos, y fingir lo contrario produce una reunión a la que alguien asiste a medianoche sin comentarlo.

Tres salidas honestas, en este orden: acorta la reunión hasta que un tramo pequeño fuera de la jornada de alguien sea defendible; divídela en dos llamadas solapadas con un traspaso escrito entre ellas; o cancélala y usa un documento. Una llamada periódica que solo funciona porque alguien nunca duerme no es una agenda, es un plan de desgaste.

De forma que no se pueda leer de dos maneras. Casi toda la confusión entre zonas no es un error de cálculo, sino una hora escrita en una forma que significaba otra cosa para quien la leyó.

• Nombra el lugar, no solo una sigla de tres letras. IST es India, Israel e Irlanda; CST es la zona central de Estados Unidos y también China. El convertidor muestra a qué corresponde cada sigla en una fecha concreta.
• Da al menos dos lecturas, incluida la de la persona con menos probabilidades de convertirla bien.
• Adjunta una entrada de calendario. Una invitación real lleva el instante subyacente, así que el programa de cada invitado lo muestra en su propia zona y nadie convierte nada.
• Si un acta necesita una única lectura de referencia, usa UTC y escríbelo así.